Schaffen wir mit Multitasking wirklich mehr?
Neurobiologisch gibt es gar kein Multitasking. Unser Gehirn springt rasant zwischen 2 Aktivitäten hin und her. Es konzentriert sich ultrakurz auf die eine und dann wieder auf die andere Tätigkeit. Folge: Wir bekommen immer nur die Hälfte mit. Wir machen vieles gleichzeitig und nichts richtig. Erledigen wir dann wirklich mehr? Sparen wir wirklich Zeit? Möglich ist nur eine Routinetätigkeit, die automatisiert abläuft, wie bügeln oder Kartoffeln schälen und dabei z.B. zu telefonieren. Ansonsten sollte die Abwechslungsfreude eher im Tun von verschiedenen Dingen hintereinander gelebt werden als gleichzeitig. Studien zufolge soll Multitasking sogar den Intelligenzquotienten senken.
Das passiert bei häufigen Unterbrechungen
Unterbrechungen sind besonders fatal für Ihre Leistungsfähigkeit. Wenn Sie mit einer geistig anspruchsvollen Tätigkeit beschäftigt sind, dauert es nach einer Unterbrechung bis zu 25 Minuten, bis Sie sich wieder voll konzentrieren können. Weitere 15 Minuten soll es dauern, um in den geistigen Fluss zu kommen, in dem Sie vor der Unterbrechung waren. Auch Ablenkungen haben großen Einfluss: Werden Sie 2 Sekunden abgelenkt, kann sich die Fehlerrate verdoppeln.
Das tun Sie gegen Störungen und Unterbrechungen
1. Schalten Sie alle Ablenkungen aus
Dazu zählen die Hinweistöne am PC und Handy, dass eine Mail, SMS, WhatsApp-Nachricht oder was auch immer eingetroffen ist. Wenn möglich schalten Sie das Handy ganz aus. Wenn Sie ein Handy privat und beruflich brauchen, würde ich mir 2 Apparate zulegen und während der Arbeit das private Handy immer ganz ausschalten. Es genügt, die privaten Nachrichten in der Pause zu lesen. Bei Arbeiten mit dem Internet hilft es, alle Fenster zu schließen, die Sie gerade nicht brauchen.
2. Unterbrechen Sie bewusst und geplant Ihre Tätigkeit
Definieren Sie einen Zeitrahmen, in dem Sie völlig konzentriert arbeiten, z.B. 25 Minuten, und wann und wie lange Sie eine kurze Pause machen. Sie durchbrechen Ihre Arbeit, gönnen Ihrem Geist eine kleine Auszeit und ermöglichen so eine neue Runde an voller Konzentration.
3. Definieren Sie Zeitfenster ohne Unterbrechungen
Überall, wo Störenfriede Ihre Produktivität zunichtemachen, ob privat oder beruflich, legen Sie Zeiten fest, in denen Sie ungestört sein wollen. Teilen Sie diese Zeiten unmissverständlich Ihrem Umfeld mit. Im Büro können Sie das Telefon umstellen. Privat muss klar sein, dass Sie z.B. von 18.30 bis 19.00 Uhr nicht ansprechbar sind. Das ist Ihre halbe Stunde und die ist unantastbar.
4. Unterscheiden Sie, was dringend ist und was nicht
Konzentrieren Sie sich auf das Dringliche. Das tun Sie bei den anliegenden Arbeiten und das teilen Sie auch Ihrem Umfeld mit: Wann muss man Sie ans Telefon rufen bzw. das Telefonat an Sie weiterleiten und wann genügt die Info an Sie und ein Rückruf zu passender Zeit? Welche Fragen und Anliegen müssen sofort besprochen werden? Welche können zu einem geeigneteren Zeitpunkt geklärt werden?
5. Entscheiden Sie sich für eine Aufgabe, die Sie garantiert an diesem Tag abschließen
Definieren Sie für einen Tag oder ein anderes Zeitfenster, was Sie auf jeden Fall erledigen werden. Das bündelt Ihre Konzentration und macht Sie energetisch immun gegen Ablenkungen und Unterbrechungen von außen.
Leben Sie bewusst und konstruktiv
Ein Teil in Ihnen zieht Zickzack der geraden Linie vor. Wenn Sie diesen Persönlichkeitsanteil bewusst nähren, durch Abwechslung, Spontaneität, Freiräume und Ausbruchsmöglichkeiten aus Routine und Alltag, braucht er sich nicht unangenehm bemerkbar zu machen. Das tut er nämlich wie jede andere Kraft in Ihnen auch, wenn er keine Aufmerksamkeit und bewusste Bühne bekommt. Dieser Teil von Ihnen stört dann, macht nervös, setzt unter Spannung. Sie fühlen sich wie ein Pulverfass. Es ist also wichtig auch dem kreativen chaotischen Teil in Ihnen Raum zu geben.